Sử dụng hiệu quả thời giờ làm việc trong cơ quan hành chính

	Sử dụng các ứng dụng về thanh toán để trả phí, lệ phí khi thực hiện thủ tục hành chính
	“Giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội” - Những hạt mầm nhỏ gieo niềm tin của mọi nhà
	Hình thành nền hành chính phục vụ người dân và doanh nghiệp

Thực trạng buồn

Việc sử dụng hiệu quả giờ làm việc của cán bộ, công chức trong những năm qua, Nhà nước đã có nhiều văn bản đề cập đến vấn đề chấn chỉnh kỷ cương, kỷ luật lao động của cán bộ, công chức, viên chức (Quyết định số 188/1999/QĐ-TTg ngày 17/9/1999 của Thủ tướng Chính phủ về thực hiện chế độ tuần làm việc 40 giờ; Chỉ thị số 05/2008/CT-TTg, ngày 31/1/2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc nâng cao hiệu quả sử dụng thời giờ làm việc của cán bộ, công chức) và các địa phương cũng đã ban hành nhiều văn bản để chấn chỉnh kỷ cương, kỷ luật lao động của cán bộ, công chức.

Nhưng thực tế hiện nay không ít cán bộ, công chức làm việc thiếu tích cực, chưa chấp hành tốt kỷ cương, kỷ luật lao động, còn xao nhãng với công việc, bớt xén thời gian làm việc như: Đi muộn, về sớm, chơi game và đôi khi dành nhiều thời gian làm việc nơi công sở để điện thoại, chat… thậm chí còn một bộ phận cán bộ, công chức chưa chấp hành nghiêm túc quy chế làm việc nơi công sở, thiếu trách nhiệm trong công việc, năng lực chuyên môn chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ làm ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả công tác. Thực tế đó đã tồn tại từ nhiều năm nay, gây bức xúc trong xã hội, làm ảnh hưởng hình ảnh của cán bộ, công chức.

Nguyên nhân là do công tác giáo dục chính trị, tư tưởng, đạo đức còn hạn chế; người đứng đầu các cơ quan, đơn vị chưa chú trọng đúng mức đến quản lý thời giờ làm việc; ý thức chấp hành các quy định về sử dụng thời giờ làm việc của một bộ phận cán bộ, công chức nhà nước còn yếu kém; việc xử lý các hành vi vi phạm pháp luật về thời giờ làm việc chưa nghiêm…

Tăng cường giáo dục về chính trị, tư tưởng và đạo đức công vụ

Để nâng cao hiệu quả sử dụng giờ làm việc, cần tăng cường giáo dục về chính trị, tư tưởng và đạo đức công vụ để bản thân cán bộ, công chức ý thức được ý nghĩa và tầm quan trọng của việc nâng cao hiệu quả sử dụng giờ làm việc đối với xã hội, đối với cơ quan, đơn vị nói chung và đối với chính bản thân cán bộ, công chức nói riêng.

Đồng thời quán triệt sâu rộng và triển khai có hiệu quả các văn bản có nội dung liên quan đến việc nâng cao hiệu quả sử dụng giờ làm việc đến từng cán bộ, công chức, viên chức. Đây là tiền đề quan trọng, là nền tảng cơ bản góp phần nâng cao ý thức chấp hành nội quy, quy chế của cơ quan, đơn vị cũng như nâng cao đạo đức công vụ của mỗi cán bộ, công chức.

Ảnh minh họa (H.D)

Nâng cao hiệu quả sử dụng thời giờ làm việc của cán bộ, công chức không chỉ đơn thuần là quản lý hành chính về thời gian mà cần gắn chuyên môn với nâng cao chất lượng công việc. Hiện có nơi cán bộ, công chức chơi cờ, chơi game, trong giờ làm việc nhưng cũng có nơi cán bộ, công chức làm không hết việc.

Do đó, muốn nâng cao hiệu quả công tác quản lý thời gian làm việc của cán bộ, công chức ở cơ quan nhà nước cần xác định rõ vị trí việc làm của từng cán bộ, công chúc và tổ chức có khoa học quá trình lao động của cán bộ, công chức. Bên cạnh đó, cần đổi mới cơ chế quản lý việc sử dụng thời gian làm việc của công chức theo tính đặc thù công việc của từng đối tượng.

Ứng dụng công nghệ thông tin vào xây dựng, quản lý và xử lý các cơ sở dữ liệu thông tin phục vụ việc ban hành và tổ chức thực hiện các quyết định quản lý, đây là giải pháp khá quan trọng để nâng cao năng suất, chất lượng công việc và hiệu quả sử dụng thời giờ làm việc cán bộ, công chức trong các cơ quan nhà nước, trên cơ sở đó mỗi cán bộ, công chức khi thực hiện công vụ sẽ giảm thời gian hơn so với làm việc thủ công.

Bên cạnh đó, để không ngừng nâng cao hiệu quả sử dụng giờ làm việc trong cơ quan thì người đứng đầu cơ quan, đơn vị cần gương mẫu thực hiện tốt, có hiệu quả thì mới có thể nêu gương cho những cán bộ, công chức trong cơ quan, đơn vị. Ngoài ra, các cơ quan, đơn vị cần biết cách ghi nhận thành tích của nhân viên, biết cách động viên, khích lệ tinh thần hợp lý nhằm tạo động lực cho cán bộ, công chức cố gắng phấn đấu để làm việc hiệu quả.

Các cơ quan, đơn vị phải thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các quy chế, nội quy, quy định về thời giờ làm việc, về sử dụng thời giờ làm việc và kỷ luật lao động, theo đó cần có biện pháp khuyến khích, khen thưởng kịp thời những tập thể, những cán bộ, công chức chấp hành kỷ luật lao động, làm việc có năng suất, chất lượng, hiệu quả, đạt thành tích cao; đồng thời kiên quyết xử lý những trường hợp làm việc chưa nghiêm túc, chưa sử dụng thời giờ làm việc hiệu quả. Việc khen thưởng, góp ý phê bình kịp thời sẽ tạo động lực cho cán bộ, công chức cố gắng, phấn đấu làm việc có hiệu quả hơn, năng suất hơn, chất lượng hơn.

Quản lý thời gian sao cho hiệu quả

Về phía cán bộ, công chức, để đạt được hiệu quả và năng suất làm việc cao, mỗi cán bộ, công chức cần lên kế hoạch thực hiện những việc cần phải làm trong ngày, trong tuần rồi đến trong tháng, chia nhỏ khối lượng công việc, xác định thời hạn từng nhiệm vụ cần phải hoàn thành. Đây là cách hiệu quả nhất trong việc quản lí thời gian vì nó giúp cán bộ, công chức xác định được tầm quan trọng của từng công việc cụ thể, từ đó phân bổ thời gian hợp lý để đạt được năng suất tối đa. Mỗi cán bộ, công chức cũng nên để ra một khoảng thời gian trống trong lịch làm việc của mình để xử lý những việc bất ngờ xảy ra đòi hỏi việc xử lý nhanh chóng và hiệu quả.

Tâm lý chung của rất nhiều người là việc dễ làm trước, khó giải quyết sau. Tuy nhiên cần phải biết tập trung làm công việc mang lại giá trị cao, được ưu tiên. Như vậy, tùy theo mức độ quan trọng và gấp rút về mặt thời gian, cần chia công việc thành 4 mức độ: quan trọng và cấp thiết, quan trọng nhưng chưa cấp thiết, ít quan trọng nhưng cấp thiết, ít quan trọng và ít cấp thiết. Như vậy, tùy theo mức độ quan trọng và gấp rút về mặt thời gian cán bộ, công chức nên chia công việc theo thứ tự ưu tiên để giải quyết có hiệu quả.

Bên cạnh đó, tâm lý của một số cán bộ, công chức đối với công việc là “để ngày mai làm cũng được”, chính vì tâm lý trên dẫn đến công việc bị tồn đọng, quá hạn. Do vậy, trong giải quyết công việc cán bộ, công chức nên quyết đoán và hành động nhanh chóng để tránh bị quá tải vào ngày hôm sau. Sự chủ động và quyết đoán trong công việc sẽ giúp cán bộ, công chức giảm thiếu tối đa thời gian “chết” và nâng cao hiệu suất làm việc.

Một trong những nguyên nhân khiến hiệu suất làm việc của cán bộ, công chức không cao chính là do mải mê xử lý những email không cần thiết. Vì vậy thay vì chăm chăm check email, cần tập trung giải quyết các công việc trong ngày và dành một khoảng thời gian nhất định để tổng hợp các thông tin từ email.

Lắng nghe là một yếu tố kỳ diệu giúp cán bộ, công chức tạo dựng được mối quan hệ bền lâu và nâng cao hiệu suất làm việc. Khi biết cách lắng nghe, cán bộ, công chức sẽ nhận được những ý kiến đóng góp từ đồng nghiệp hay lãnh đạo đóng góp cho công việc của mình. Chính vì vậy, thay vì chăm chăm bày tỏ ý kiến của mình mà phớt lờ ý kiến của người khác, hãy tập trung lắng nghe, phân tích, tiếp thu để giải quyết công việc của mình. Việc tiếp nhận những kiến thức từ lãnh đạo, công chức dày dặn kinh nghiệm góp phần giải quyết công việc được nhanh chóng và hiệu quả.

Hiệu suất được tính toán dựa vào cách phân bổ thời gian để hoàn thành công việc theo cách hiệu quả nhất chứ không dựa vào việc một người tốn bao nhiêu thời gian để hoàn thành việc đó. Chính vì vậy, sau khi hoàn thành công việc, cán bộ, công chức nên tự đánh giá những điều đã làm được, đồng thời tìm ra những việc còn thiếu sót để khắc phục.

Như vậy, việc siết chặt kỷ cương, kỷ luật hành chính, nâng cao hiệu quả sử dụng thời giờ làm việc bằng một hệ thống các giải pháp mang tính đồng bộ nêu trên vừa là yêu cầu, vừa là điều kiện quan trọng, vừa là tiền đề cơ bản để xây dựng hình ảnh người cán bộ, công chức nhà nước có tinh thần, thái độ tận tụy với công việc, có tác phong làm việc nghiêm túc, chuyên cần, hăng say, nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ chính trị được giao, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động công vụ, đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp đổi mới đất nước.

Công đoàn Cục Quản lý thị trường thành phố Hà Nội